Как да изградим стратегия за решаване на проблеми в 5 стъпки

За да развиете умението си за решаване на проблеми, използвайте структуриран подход, който се фокусира върху „защо, какво и как”. Нека го разделим, като зададем пет въпроса, които биха могли да ви ръководят стъпка по стъпка.

Въпрос 1: Защо трябва да се интересувам от този проблем?

Опишете проблема, с който се сблъсквате, в няколко кратки изречения. Не пропускайте конкретните подробности. Вместо „Губим пари всяка година поради проблеми с качеството“, по-добре напишете: „През 2019 г. загубихме 1 милион долара поради грешки в качеството. Това са 5% от общите ни приходи."

Освен това избягвайте преждевременното взимане на решение като: „Трябва да наемем консултант по осигуряване на качеството.“ Решенията идват по-късно.

Въпрос 2: Как изглежда успехът?

Поставете целта, която определя какво искате да постигнете, както и ключови резултати, за да знаете кога сте го постигнали. Вашата цел не трябва да е фокусирна върху решението. „Направете нашия уебсайт интуитивен и приятен за посетителите“ е цел, но „Наемете 5 UX дизайнери“ е решение. След това дефинирайте измерими ключови резултати, така че да знаете със сигурност кога сте постигнали целта си. „Получаваме повече кликвания“ е неясно, но със сигурност ще разберете, когато „кликванията са се увеличили с 30%“.

Въпрос 3: Как мога да реша този проблем?

Сега е време да обмислим потенциалните решения. Започнете, като разберете колкото се може повече за проблема си. Разберете дали има налични проучвания на проблеми като вашия и погледнете „паралелните светове“ извън вашата индустрия, където подобен проблем е бил разглеждан и преди.

Ако провеждате групов брейнсторминг, изберете един човек за модератор, а други двама, които ще имат ангажимент към хронометъра и бележника. Тогава брейнстормингът би произвел възможно най-много решения, които могат да разрешат проблема ви и да ви помогнат да постигнете целите и ключовите си резултати. Кажете на всички да бъдат свободни в мисленето си: измислете както големи, така и малки идеи.

След като имате списък с потенциални решения, поставете ги в дърво с решения, за да можете да организирате целите си и тяхното постигане (вашата стратегия). Започнете, записвайки целта си. Като най-прост пример нека кажем, че целта ви е: „Увеличение на приходите от продукти.“ Създайте клонове от всяка цел, в които са изброени решения, които сте замислили, като: „Продайте повече от едни и същи продукт“ и „Започнете да продавате нови продукти.“

Въпрос 4: Как всъщност трябва да реша проблема?

Картата за приоритизиране ви помага да прецените идеите си, за да решите в кои от тях трябва да инвестирате усилия. Направете графика с вертикална ос, означена като „въздействие", и хоризонтална ос с надпис „усилие". След това впишете всичките си потенциални решения върху графиката.

Решенията със силно въздействие и големи усилия вероятно ще бъдат основният фокус на вашата работа. Големите въздействия и малките усилия са бързи и печеливши, като са добри за изграждане на доверие у заинтересованите страни. Решенията с ниско въздействие и с малко усилия трябва да бъдат деприоритизирани и да се фокусирате върху тях само когато имате  свободно време. Решенията с ниско въздействие и големи усилия вероятно не си заслужават времето.

Въпрос 5: Как мога да предприема действия?

Направете прост план за решаване на проблема си, като избягвате излишните детайли. Можете да проследите действията в електронна таблица, която ще ви ориентира кой какво прави и кога. В първата колона поставете всички действия, които съставят вашите стъпки за решаване на проблеми. Във втората колона отбележете кой е отговорен за всяко действие и кога трябва да се извърши.

Обсъдете и договорете задачите и крайните дати с отговорните хора, така че всички да бъдат наясно с плана ви. Направете група, в която да се проследяват действията на екипа ви и редовно я преглеждайте заедно, за да сте сигурни, че са спазени сроковете.

Не забравяйте, че колкото и добре да планирате, нещата ще се променят и планът ви също ще трябва да се промени. Бъдете готови да го модифицирате, за да можете да останете на правилния път и да постигнете целите си.

Не е нужно решаването на проблеми да бъде нещо сложно. Следвайки правилните стъпки, можете да избегнете взимането на твърде прибързани решения. Само помислете за структурата „защо, какво и как“ и ще започнете да виждате проблемите си по нов начин.